Dr. Mahmut Naci ÇUHACI
Farkında mısınız, son yıllarda “zamanım yok, zamanım kısıtlı, hiç bir şeyi yetiştiremiyorum çünkü zamanım yetmiyor…” gibi cümleleri ne kadar sık duyuyoruz çevremizde. Sanırım çoğumuz sığınıyoruz bu bahanenin arkasına. Oysa, hiç düşündünüz mü büyük işlere imza atmış bilim adamlarının, dünya çapında liderlerin, başarılı işadamlarının da haftada 168, günde 24 saatleri vardı? Hiçbirine fazladan zaman sunulmamıştı. Onların sırrı, zamanlarını büyük bir ustalıkla yönetmeleriydi. Zamanlarını boşa harcayarak değil amaçlarına odaklanarak her anlarını faydalı bir şekilde değerlendirenler yani zamanı etkili kullanmayı başarabilenler için başarıya ulaşmak da daha kolaydır. Bizler de zamanı etkili kullanmayı başarmanın amaçlarımıza ulaşmak için ne kadar önemli olduğunun farkına varmalıyız. Zamanı etkin kullanmak “Zaman Yönetimi”ni bilmektir. Bu kavramın ne demek olduğunu biraz açacak olursak; zaman yönetimi, yapılacak faaliyetlerin organize edilerek gün, ay ve yıl olarak planlanması ve bir programa bağlanmasıdır.
Günümüzde rekabet koşullarının üstün performansı gerektirmesi; özellikle örgütleri ve yöneticileri zamanı iyi kullanmak zorunda bırakmaktadır. İletişim ve ulaşım alanında gelişen teknoloji sayesinde, bugün şirketlerin yatırım, yönetim, tasarım, üretim, pazarlama ve benzeri alanlarda dünya ölçeğinde düşünmeleri ve bu çerçevede rekabet ederek başarıyı yakalamaları gerekmektedir. Artık, rekabette başarılı olmanın yolu, zamanın değerini bilmekten, diğer bir ifadeyle zaman yönetiminden geçmektedir (Özgen ve Doğan,136). Drucker’ın da ifade ettiği gibi zaman en az bulunan kaynaktır. Eğer, o doğru yönetilemiyorsa hiç bir şey doğru yönetilmiş sayılamaz.
Yönetim Danışmanı Peter F. Drucker, zamanın diğer örgüt kaynakları içinde en önemli unsur olduğunu ise şöyle ifade etmektedir: “Diğer önemli kaynaklardan biri olan para aslında oldukça bol bulunan bir unsurdur. Ekonomik büyümeye ve faaliyete sınır koyan unsurun, sermayenin arzından çok talep olduğu genel kabul görmektedir. Diğer sınırlayıcı kaynak olan insanlar ise, aralarında nitelikli olanı az olmakla birlikte, kiralanabilir bir unsurdur. Ancak, kimse daha fazla zamanı ne kiralayabilmekte ne de kiraya verebilmektedir (Drucker, 1994:37-38)”. Dolayısıyla etkin yöneticiler zamanın sınırlayıcı bir faktör olduğunun bilincindedir ve görevlerinden değil zamanlarından yola çıkarlar (Harung,1998:406).
Etkili bir örgütsel zaman yönetiminin en önemli unsurlarından ikisi birbirleriyle yakından ilişkili olan yöneticinin önceliklerini belirlemesi ve yapılacak işlerle ilgili planlar yapmasıdır. Yönetim literatüründe öncelikleri belirlemede Pareto ilkesinden yararlanılmaktadır. 19. Yüzyılda yaşamış İtalyan ekonomist ve sosyolog Vilfredo Pareto tarafından ortaya atılan Pareto ilkesi, bir gruptaki önemli birimlerin, o gruptaki toplam birimlerin sadece küçük bir bölümünü içerdiğini belirtir (Mackenzie, 1985: 72). Bu kural, literatürde “80/20 kuralı” olarak da adlandırılmaktadır (Scoot, 1995: 18). Bu kural zamana uygulandığında şöyle bir sonuç ortaya çıkar: “Bir işe harcanan zamanın %20’si, sonuçların % 80’ini oluştururken, harcanan zamanın %80’i sonuçların %20’sini oluşturur” (Scoot,1995: 18).
Zamanı etkin kullanma da önceliklerin rolünü Kellog Business School’da (Northwestern Üniversitesi) İş İdaresi master öğrencileri ile Zaman Yönetimi Dersi profesörü arasında geçen gerçek bir hikaye ile açıklamak konuyu daha anlaşılır kılacaktır; Profesör sınıfa girip öğrencilerine “bugün zaman yönetimi ile ilgili deneyle karışık bir sınav yapacağız” diyerek kürsünün altından büyükçe bir kavanoz ve bir düzüne de iri taş çıkarır. Taşları büyük bir dikkatle kavanoza dolduran profesör başka taş almayacağından emin olduktan sonra öğrencilere dönerek “Kavanoz doldu mu” diye sorar. Öğrencilerin hep bir ağızdan “doldu” diye cevap vermeleri üzerine profesör “öyle mi” diyerek kürsünün altından bir kova mıcır çıkarır ve kavanozun ağzından yavaş yavaş döker, kavanozu sallayarak mıcırın taşların arasına yerleşmesini sağlayan profesör öğrencilere dönerek tekrar “kavanoz doldu mu” diye sorar. Bir öğrencisi “dolmadı herhalde” diye cevap verir. “Doğru” diye cevap veren profesör kürsünün altından bu sefer de bir kova kum çıkarır ve yine kavanoza yavaş yavaş boşaltarak kum tanelerinin taşların ve mıcırların arasını iyice doldurmasını sağlar. Tekrar öğrencilerine dönerek “doldu mu” diye soran profesöre bu sefer öğrenciler hep birlikte “hayır” diye cevap verirler. “Haklısınız” diyen profesör bu seferde bir sürahi su çıkararak kavanoz ağzına kadar doluncaya kadar suyu kavanoza boşaltır ve öğrencilerine dönerek “gördüğünüz gibi, eğer büyük taşları baştan yerleştirmezsek küçükler girdikten sonra büyük taşları hiçbir zaman kavanozun içine koyamayız” der.
Kavanozu 24 saatlik bir zaman dilimi olarak düşünürsek, planlama yaparken önceliği neye vereceğimizi, ilk olarak sonuçlandırmamız gereken işin hangisi olduğunu bilmenin ne kadar önemli olduğunu kavrayabiliriz. Dolayısıyla önem verdiğimiz şeyleri ilk önce bitirmemiz ve geri kalan zamanda da diğer işleri yapmamız, zaman yönetiminin esasını oluşturmaktadır.
Başarılı bir zaman yönetimi uygulamasını gerçekleştirebilmek için yöneticilerin öncelikle zamanının, yönetsel etkinliğin sağlanmasındaki ve örgütün başarısındaki önemini kavramaları gerekmektedir. Sonraki aşamada ise yöneticiler, zaman kullanım analizi yoluyla zamanlarını nereye ve ne şekilde harcadıklarını belirlemelidirler. Son olarak ise, zaman kaybına neden olan sorunlarını belirleyerek, yapılması gerekmeyen ve hiç bir sonuç getirmeden sadece zaman kaybına neden olan faaliyetleri tespit etmelidirler. Ayrıca, zamanın etkin kullanılmasına yardımcı olacak etkin zaman yönetimi davranış ve tekniklerini benimseyerek mümkün olduğunca bunları uygulamaya aktarmalıdırlar.
Zaman sahip olduğumuz en hayati kaynaktır. Seçeneği olmayan, tüketildiğinde yerine konulamayan bir kaynak… Hepimiz o kaynağa eşit oranda sahibiz ne bir eksik ne bir fazla, farklı olansa aynı oranda sahip olduğumuz bu kaynağı kullanma şeklimizdir.
Zamanınızı en etkin şekilde yönetebildiğiniz güzel günler diliyorum.
KAYNAKÇA
* DRUCKER, Peter F. (1996). Etkin Yöneticilik, 2. Baskı, (Çev: Ahmet Özden-Nuray Tunalı), Eti Kitapları, İstanbul
* HARUNG, Harald S. (1998). “Reflections Improved time management throug human development: achieving most with least expenditure of time”, Journal of Manegerial Psyclogoy, Vol: 13, No: 5/6
* MACKENZIE, R. Alec (1985). Zaman Tuzağı. (Çev: Yakut GÜNERİ). İlgi Yayıncılık, İstanbul.
* SCOOT, Martin (1995). Zaman Yönetimi. (Çev: Aslı Çıngıl ÇELİK). Rota Yayınları, İstanbul.
* ÖZGEN, Hüseyin ve Selen DOĞAN (1997). “Zaman Yönetiminde Yeni Yönetim ve Organizasyon Yaklaşımları”, Standard Dergisi, Yıl: 36, Sayı: 425, Ekim 1997